Muốn làm nhà cung cấp cho nhà máy trong khu công nghiệp Hiệp Phước, doanh nghiệp nhỏ cần ba thứ trước khi nói tới giá: tư cách pháp lý rõ ràng (có đăng ký kinh doanh, xuất được hoá đơn), hồ sơ năng lực chứng minh làm được việc, và sức chịu công nợ vì nhà máy thường thanh toán sau. Thiếu một trong ba, rất khó qua vòng xét chọn của phòng mua hàng.
Bài này dành cho doanh nghiệp, hộ kinh doanh ở Nhà Bè và vùng lân cận muốn bán hàng, dịch vụ cho các nhà máy: suất ăn, đồng phục và bảo hộ lao động, vật tư tiêu hao, vệ sinh, bảo trì, đưa đón công nhân. Phần hạ tầng khu công nghiệp, cách thuê đất, thuê xưởng và chuyện tìm việc của người lao động đã có ở mục cảng và khu công nghiệp.
Nhà máy cần mua những gì từ bên ngoài
Một nhà máy vài trăm công nhân, ngoài nguyên liệu chính, mỗi ngày tiêu thụ rất nhiều thứ nhỏ: bữa ăn giữa ca, nước uống, găng tay, khẩu trang, giày bảo hộ, giẻ lau, dầu mỡ bôi trơn, bao bì, băng keo, pallet gỗ, hoá chất tẩy rửa. Nhà máy cũng thuê ngoài nhiều dịch vụ: vệ sinh nhà xưởng, thu gom rác thải, cắt cỏ, bảo vệ, sửa điện, bảo trì máy lạnh, kiểm định thiết bị, xe đưa đón công nhân, giặt đồng phục.
Nguyên liệu chính thường do tập đoàn mẹ hoặc nhà cung cấp lớn đảm nhận, khó chen vào. Phần vật tư phụ và dịch vụ hằng ngày thì nhà máy thích mua gần: giao nhanh, gọi là có, xử lý sự cố trong ngày. Đây là phần doanh nghiệp nhỏ ở Nhà Bè có lợi thế khoảng cách so với nhà cung cấp ở nội đô hay tỉnh xa, nhất là khi các trục đường vào khu thường kẹt giờ cao điểm.
Ngoài ra còn nhu cầu gián tiếp từ người lao động: chỗ ở, bữa ăn ngoài giờ, đi lại, gửi xe, chăm trẻ. Đây không phải bán cho nhà máy nhưng nhịp kinh doanh gắn chặt với nhà máy.
Các mảng cung cấp phổ biến và yêu cầu thường gặp
Mỗi mảng có yêu cầu riêng mà phòng mua hàng hay hỏi. Bảng dưới là những yêu cầu điển hình; yêu cầu thật tuỳ từng nhà máy và ngành sản xuất.
| Mảng | Nhà máy thường xem xét | Điểm dễ hụt của doanh nghiệp nhỏ |
|---|---|---|
| Suất ăn công nghiệp | Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm, nguồn gốc nguyên liệu, lưu mẫu, bếp đạt chuẩn, thực đơn luân phiên | Bếp chật, thiếu kho lạnh, không đủ người cho ca đêm |
| Đồng phục, bảo hộ lao động | Mẫu thử, chất liệu, tiêu chuẩn của sản phẩm bảo hộ, thời gian giao, đổi trả | Không có giấy tờ chứng minh chất lượng sản phẩm bảo hộ |
| Vật tư tiêu hao | Danh mục hàng, giá theo năm, giao trong ngày, hoá đơn đầy đủ | Vốn ít nên không giữ đủ hàng tồn |
| Vệ sinh, thu gom rác | Quy trình, đào tạo an toàn, hoá chất có nguồn gốc, phân loại rác; rác thải nguy hại phải giao đơn vị được cấp phép | Nhận cả rác nguy hại khi không có giấy phép |
| Xe đưa đón công nhân | Giấy phép kinh doanh vận tải, xe đủ điều kiện, bảo hiểm, tài xế có bằng phù hợp | Xe cũ, thiếu xe dự phòng khi hỏng |
| Bảo trì, sửa chữa | Chứng chỉ nghề của thợ, an toàn điện, làm việc trên cao, bảo hiểm trách nhiệm | Thợ giỏi nhưng không có giấy tờ chứng minh |
Điểm chung là nhà máy mua sự yên tâm. Một nhà cung cấp rẻ hơn mà để dây chuyền ngừng nửa ngày vì thiếu găng tay hay bữa ăn đến trễ sẽ bị thay ngay ở kỳ đánh giá sau.
Từng bước để được đưa vào danh sách nhà cung cấp
Quy trình mỗi nhà máy khác nhau, nhưng thường đi qua các bước sau:
- Chuẩn bị pháp lý. Có đăng ký doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh đúng ngành, đăng ký thuế, dùng hoá đơn điện tử. Phần lớn nhà máy có vốn nước ngoài chỉ làm việc với bên xuất được hoá đơn.
- Làm hồ sơ năng lực. Vài trang giới thiệu: ngành nghề, nhân sự, thiết bị, kinh nghiệm, khách hàng đã phục vụ (nếu được phép nêu), giấy phép, chứng nhận liên quan, ảnh cơ sở thật.
- Tìm đúng người. Liên hệ phòng mua hàng, phòng hành chính hoặc bộ phận quản lý xưởng, tuỳ mặt hàng. Gửi hồ sơ qua email công ty, hẹn gặp; đến tận cổng thường chỉ gặp bảo vệ.
- Gửi báo giá và mẫu. Báo giá rõ đơn vị tính, thuế, điều kiện giao hàng, thời hạn hiệu lực; gửi mẫu thử nếu là hàng hoá.
- Chịu đánh giá. Nhà máy có thể đến xem cơ sở, đặc biệt với suất ăn, vệ sinh, xe đưa đón; có nơi yêu cầu điền bảng đánh giá về an toàn lao động, môi trường, quyền lợi người lao động.
- Làm đơn hàng thử. Đơn đầu thường nhỏ, thời gian thử vài tuần đến vài tháng. Giữ đúng hẹn, đúng chất lượng ở giai đoạn này quan trọng hơn lợi nhuận.
- Ký hợp đồng khung và được đánh giá định kỳ. Sau khi chính thức, nhà máy thường đánh giá nhà cung cấp theo kỳ; điểm thấp có thể bị loại.
Cả quá trình có thể mất nhiều tháng. Doanh nghiệp nhỏ nên theo đuổi song song vài nhà máy và không đặt toàn bộ hy vọng vào một khách hàng.
Công nợ: phần dễ làm chết doanh nghiệp nhỏ
Nhà máy, nhất là doanh nghiệp lớn, thường thanh toán sau khi nhận hàng và hoá đơn một khoảng thời gian, có khi tính theo tháng. Trong thời gian đó, nhà cung cấp phải bỏ tiền mua nguyên liệu, trả lương, trả xăng xe. Ví dụ giả định: một bếp suất ăn phục vụ ba trăm suất mỗi ngày, nếu bị thanh toán chậm hai tháng thì phải tự ứng tiền chợ của khoảng sáu chục ngày làm việc trước khi nhận được đồng đầu tiên.
Vì vậy trước khi nhận hợp đồng, nên tính kỹ vốn lưu động: cộng toàn bộ chi phí trong kỳ chờ thanh toán, thêm một khoản dự phòng khi nhà máy thanh toán trễ hơn hẹn. Nếu không đủ, có thể đàm phán thanh toán từng đợt ngắn hơn, đề nghị tạm ứng, hoặc bắt đầu bằng hợp đồng nhỏ.
Một điểm nữa là hồ sơ thanh toán. Nhà máy chỉ thanh toán khi đủ bộ chứng từ: đơn đặt hàng, biên bản giao nhận có chữ ký, hoá đơn đúng thông tin. Sai một chữ trong tên công ty hay mã số thuế là hoá đơn bị trả lại, kéo dài thêm cả tháng. Sau khi địa chỉ hành chính đổi sang xã Hiệp Phước, xã Nhà Bè, cũng nên thống nhất với khách cách ghi địa chỉ trên hoá đơn.
Cuối cùng, đừng để một khách hàng chiếm quá nửa doanh thu. Khi nhà máy duy nhất mình phục vụ đổi nhà cung cấp, giảm ca hay dời đi nơi khác, doanh nghiệp nhỏ mất nguồn thu ngay trong khi vẫn phải trả lương, trả tiền thuê bếp, tiền xe. Chia khách ra vài nhà máy, vài kho bãi giúp dòng tiền đều hơn và có thế mạnh hơn khi đàm phán giá.
An toàn, môi trường và quyền lợi người lao động
An toàn khi vào xưởng. Người của nhà cung cấp vào làm việc trong nhà máy phải theo nội quy an toàn: đồ bảo hộ, khu vực hạn chế, quy trình làm việc trên cao, làm việc với điện. Nhiều nhà máy yêu cầu huấn luyện an toàn trước khi cấp thẻ ra vào.
Rác và chất thải. Thu gom rác sinh hoạt khác với chất thải công nghiệp và chất thải nguy hại. Loại sau phải giao cho đơn vị có giấy phép xử lý; nhận vận chuyển, đổ bỏ khi không có phép là vi phạm nghiêm trọng, ảnh hưởng tới môi trường sông nước của chính Nhà Bè.
Lao động của nhà cung cấp. Các nhà máy xuất khẩu thường bị khách hàng nước ngoài đánh giá cả chuỗi cung ứng. Họ có thể hỏi về hợp đồng lao động, bảo hiểm, giờ làm, không dùng lao động trẻ em của nhà cung cấp.
Thực phẩm và sức khoẻ. Với suất ăn, một vụ ngộ độc thực phẩm ảnh hưởng hàng trăm người. Lưu mẫu thức ăn, kiểm soát nguồn nguyên liệu, giữ vệ sinh bếp là điều kiện sống còn của hợp đồng.
Bắt đầu từ đâu khi chưa có khách hàng nhà máy nào
Phần lớn doanh nghiệp nhỏ không vào thẳng được nhà máy lớn. Con đường thường gặp là làm nhà thầu phụ cho một nhà cung cấp đã có hợp đồng: nấu thêm suất ăn cho một công ty suất ăn lớn khi họ thiếu bếp, nhận may đồng phục gia công cho đơn vị trúng thầu, cung cấp nhân công vệ sinh cho công ty dịch vụ đang phục vụ nhà máy. Cách này lời ít nhưng giúp học quy trình, làm quen tiêu chuẩn và có kinh nghiệm để ghi vào hồ sơ năng lực.
Một con đường khác là bắt đầu từ khách hàng nhỏ hơn quanh khu: xưởng cơ khí, kho bãi, công ty vận tải, văn phòng giao nhận ở dọc Nguyễn Văn Tạo và quanh cảng. Những đơn vị này cũng cần nước uống, vật tư, vệ sinh, sửa chữa, nhưng yêu cầu hồ sơ nhẹ hơn và quyết định nhanh hơn. Khi đã có vài khách ổn định, doanh nghiệp có số liệu thật để chứng minh với nhà máy lớn.
Dù đi đường nào, nên giữ lại mọi bằng chứng làm việc: hợp đồng, biên bản nghiệm thu, thư khen hay nhận xét của khách, ảnh trước và sau khi làm. Phòng mua hàng tin vào giấy tờ và người giới thiệu hơn tin vào lời tự giới thiệu.
Lợi thế và giới hạn của doanh nghiệp địa phương
Doanh nghiệp ở Nhà Bè có lợi thế gần: giao hàng trong ngày, có mặt khi có sự cố, hiểu đường sá, giờ kẹt xe, giờ triều cường. Người địa phương làm dịch vụ cũng dễ tuyển lao động tại chỗ, nhất là những việc theo ca như bếp ăn, vệ sinh, bảo vệ.
Giới hạn là quy mô và giấy tờ. Nhiều cơ sở làm tốt nhưng hoạt động như hộ gia đình, không có quy trình viết thành văn bản, không có chứng nhận, sổ sách sơ sài. Khi nhà máy hỏi về quy trình kiểm soát chất lượng hay kế hoạch dự phòng, họ không trả lời được và bị loại dù giá tốt.
Cách khắc phục là chuẩn hoá dần: viết lại quy trình làm việc thành vài trang đơn giản, chụp ảnh lưu hồ sơ, ghi sổ giao nhận, đào tạo người làm về an toàn. Có thể bắt đầu từ các nhà máy nhỏ hơn, yêu cầu ít hơn, tích luỹ kinh nghiệm rồi mới tiếp cận nhà máy lớn. Doanh nghiệp đang hoạt động trong các mảng này có thể tra trong danh bạ doanh nghiệp của trang để tìm đối tác hoặc nhà thầu phụ.
Câu hỏi thường gặp
Hộ kinh doanh có làm nhà cung cấp cho nhà máy trong khu công nghiệp được không?
Được, nếu nhà máy chấp nhận hoá đơn của hộ kinh doanh và hộ đáp ứng yêu cầu của họ. Tuy vậy nhiều nhà máy, nhất là doanh nghiệp có vốn nước ngoài, ưu tiên làm việc với doanh nghiệp vì chứng từ, trách nhiệm pháp lý rõ hơn. Khi quy mô tăng, nhiều hộ chọn chuyển lên doanh nghiệp.
Muốn nấu suất ăn công nghiệp cho nhà máy ở Hiệp Phước cần giấy tờ gì?
Cơ bản cần đăng ký kinh doanh đúng ngành dịch vụ ăn uống, giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm theo quy định, giấy khám sức khoẻ và xác nhận tập huấn kiến thức an toàn thực phẩm của người làm bếp. Thủ tục và cơ quan cấp nên hỏi tại cơ quan quản lý an toàn thực phẩm hiện hành.
Làm sao biết nhà máy nào trong khu công nghiệp đang cần nhà cung cấp?
Có thể tra danh sách doanh nghiệp trên địa bàn trong danh bạ của trang, theo dõi thông báo mời chào giá mà một số nhà máy đăng công khai, hỏi các nhà cung cấp khác không cạnh tranh trực tiếp, và tham gia các hội doanh nghiệp. Quan hệ quen biết vẫn quan trọng nhưng hồ sơ tốt mới giữ được hợp đồng.
Nhà máy thanh toán trễ thì nhà cung cấp nhỏ nên làm gì?
Trước hết kiểm tra lại bộ chứng từ xem có thiếu sót gì không, rồi liên hệ bộ phận kế toán và người phụ trách mua hàng bằng văn bản. Hợp đồng nên ghi rõ thời hạn thanh toán và lãi chậm trả. Nếu kéo dài, có thể nhờ tư vấn pháp lý; giữ quan hệ nhưng không tiếp tục giao hàng vượt khả năng chịu nợ.
Có cần chứng nhận ISO mới làm được nhà cung cấp không?
Không bắt buộc với đa số mảng dịch vụ nhỏ, nhưng có ích khi tiếp cận nhà máy lớn. Điều nhà máy cần trước tiên là bằng chứng làm việc có quy trình và ổn định. Doanh nghiệp nhỏ có thể bắt đầu bằng quy trình nội bộ đơn giản, sổ ghi chép, rồi tính tới chứng nhận khi khách hàng yêu cầu.
Xe đưa đón công nhân phải đáp ứng điều kiện gì?
Đưa đón công nhân theo hợp đồng là kinh doanh vận tải, cần giấy phép kinh doanh vận tải bằng xe ô tô, xe đủ điều kiện kỹ thuật, có phù hiệu theo quy định, bảo hiểm và tài xế có bằng lái phù hợp. Quy định chi tiết thay đổi theo thời gian, nên kiểm tra với cơ quan quản lý vận tải của thành phố.